Sipariş Notları ve İç İletişim
Sipariş notları, her sipariş için özel talepleri, şirket içi kararları ve iletişim geçmişini takip etmenize yardımcı olur. Siparişleri işleyen birden fazla ekip üyesi bulunan mağazalar için bu notlar vazgeçilmezdir.
Siparişe Not Ekleme
Herhangi bir siparişe not eklemek için:
- "Siparişler" bölümüne gidin ve not eklemek istediğiniz siparişi açın.
- Sipariş ayrıntıları sayfasının altındaki "Notlar" veya "Zaman Çizelgesi" bölümüne kaydırın.
- Metin alanına notunuzu yazın.
- "Not Ekle"yi tıklayın.
Notlara zaman damgası eklenir ve notu yazan ekip üyesine atfedilir, böylece net bir denetim izi oluşturulur.
Dahili Notlar ve Müşteriye Görünen Notlar
nuvinode, iki tür not arasında ayrım yapar:
- Dahili Notlar — Yalnızca yönetici paneli kullanıcıları tarafından görülebilir. Bunları ekip iletişimi, işlem talimatları veya hatırlatmalar için kullanın. Örnekler: "Müşteri ekspres kargo talebinde bulundu", "Siparişi yerine getirmeden önce stok yenilemesini bekliyoruz".
- Müşteri Notları — E-postalara eklenir veya müşterinin sipariş sayfasında görünür. Bunları, sipariş durumu veya özel talimatlar hakkında müşteriyle doğrudan iletişim kurmak için kullanın.
Bir not eklerken, iç bilgileri yanlışlıkla müşterilerle paylaşmamak için doğru görünürlük ayarını seçtiğinizden emin olun.
Sipariş Notları için Yaygın Kullanım Örnekleri
- Özel paketleme talepleri — "Müşteri, doğum günü kartı ile birlikte hediye paketi talep etti."
- Kargo talimatları — "Arka kapıya bırakın, iki kez zili çalın."
- Sorun takibi — "Müşteri, ürünün hasarlı olduğunu bildirdi. Yenisi 15 Mart'ta gönderildi."
- Ödeme notları — "Banka havalesi onayı alındıktan sonra ödeme manuel olarak kaydedildi."
- Ekip Arası Devir — "İnceleme için yöneticiye iletildi. Kısmi iade konusunda karar bekleniyor."
Sipariş Geçmişini Görüntüleme
Sipariş zaman çizelgesi, bir siparişle ilgili gerçekleştirilen her işlemin tam geçmişini gösterir:
- Siparişin ne zaman verildiği.
- Ödemenin ne zaman kaydedildiği.
- Teslimatlar ne zaman oluşturuldu ve takip numarası ne zaman eklendi.
- Ekip üyeleri tarafından eklenen tüm notlar.
- Her türlü geri ödeme, iptal veya iade.
Bu zaman çizelgesi, anlaşmazlıkları çözmek ve herhangi bir siparişle ilgili neler olduğunu anlamak için paha biçilmez bir kaynaktır.
En İyi Uygulamalar
- Proaktif olarak not ekleyin — müşterilerle yapılan tüm iletişimleri veya olağandışı durumları derhal belgelendirin.
- Notları kısa ama bilgilendirici tutun. İlgili olduğu durumlarda tarihleri, isimleri ve referans numaralarını ekleyin.
- Ekip içi tartışmalar için iç notları kullanın; müşteri notlarını ise yalnızca müşterinin bu bilgileri görmesi gerektiğinde kullanın.